Eventos virtuais sempre foram realizados na área de relações com investidores. Com o cenário de pandemia, as empresas que não eram adeptas precisaram se adequar e as que já trabalhavam neste formato, precisaram se aprimorar ainda mais, isso em todos os segmentos.
Um dos eventos comuns de se ver online, no setor de relações com investidores, é a conferência de resultados trimestrais. Porém, não apenas esse como o Company Day e tantos outros também podem ser executados no modelo virtual.
A seguir, reunimos as melhores práticas para sua companhia realizar uma conferência online.
Pré-definição da dinâmica do evento
Preparar-se com antecedência para utilizar a ferramenta escolhida é uma forma de evitar problemas e desperdício de tempo. Fique atento as seguintes informações:
- Quantos palestrantes haverá no evento?
- Em que momento cada palestrante deverá falar?
- Haverá sessão de perguntas e respostas? Quem ficará responsável em responder?
- Será necessário utilização de apresentação em ppt, por exemplo?
- A companhia irá disponibilizar documentos complementares para os usuários acessarem?
- O evento será transmitido com vídeo ou apenas áudio?
- Fez um treinamento da ferramenta de transmissão escolhida?
- Será necessário o serviço de tradução simultânea?
- Há internet dedicada para os palestrantes?
Esses são apenas alguns exemplos de questionamentos que devem ser respondidos com segurança, antes do início do evento.
Pontualidade da conferência online
Assim como em qualquer outro compromisso, também devemos ser pontuais no evento online.
As reuniões são marcadas com antecedência justamente para que todos os participantes possam se organizar para estarem presentes no horário certo. O ideal é que se faça a conexão com antecedência, preparando e testando o áudio e/ou vídeo antes da reunião começar
Você também pode disponibilizar os acessos do evento em seu site, envio de e-mail para a base de contatos e redes sociais com pelo menos trinta minutos de antecedência. Desta forma, o usuário também tem a chance de testar e se programar para evitar qualquer tipo de oposição ao seu acesso.
Moderador da conferência online
Principalmente quando há uma audiência grande no evento, é aconselhável ter um responsável por moderar a conferência.
Esta pessoa deve, inicialmente, fazer as apresentações necessárias e introduzir a pauta da reunião.
Essa prática facilita bastante a vida dos palestrantes, pois eles irão focar apenas em sua própria apresentação.
Local do evento
Mesmo se tratando de um evento online, é necessário preparar o ambiente onde ele será realizado.
Evite locais onde há muita circulação de pessoas, além do barulho que pode atrapalhar, acaba tirando o foco dos envolvidos no evento. Uma ideia é reservar uma sala, informar a empresa sobre o evento e colocar um aviso na porta.
Cuidado com muitos objetos próximos dos palestrantes, o ideal é ter apenas o necessário, como caneta, folha e um copo de água, evitando acidentes como derrubar algo durante a transmissão.
Certifique-se que todos os equipamentos estão funcionando: internet, notebook, carregadores, cabos, fones etc.
Áudio da conferência
O microfone é um equipamento fundamental por ser o responsável pela captação e transmissão do áudio. Dê preferência aos microfones que captam som localizado e evite utilizar o microfone do próprio notebook, por exemplo, pois ele acaba captando todo o som ao redor.
Fique atento para ativar o áudio do palestrante somente quando ele estiver falando e evite mexer em papéis enquanto estiver falando, pois causa ruídos que podem prejudicar a qualidade do som.
Vídeo da conferência
Antes de iniciar a reunião, deve-se testar a câmera e ajustar o enquadramento. A posição mais adequada da câmera é de frente para o palestrante e, idealmente, centralizado na tela que está sendo capturada, dessa forma o foco será feito com maior facilidade pelo equipamento.
A iluminação também é um ponto importante. Confira se está gerando sombras dos palestrantes, evite que a câmera fique direcionada de frente para uma janela ou luz, pois a qualidade da iluminação é prejudicada.
Quando a luz vem de cima e é muito forte, ela causa muitas sombras, marcando mais as expressões do rosto.
Leve em consideração o cenário. Evite locais com muitos objetos, cores e informações, pois isso distrai quem assiste e tira o foco da apresentação.
Equipamentos para conferência online
Faça uma lista com o nome e especificações dos equipamentos que precisará utilizar no dia da conferência online. Por exemplo:
- Microfone;
- Internet;
- Cabos;
- Notebook;
- Carregadores;
- Celular;
- Fones de ouvido;
- Tomada.
Suporte
Caso tenha alguma dúvida, com quem você poderá contar?
É importante avisar com antecedência a equipe de infraestrutura de sua empresa, para que ela consiga te acompanhar e dar o suporte necessário, tanto em relação aos equipamentos quanto a orientações.
Verifique se a plataforma utilizada para a transmissão possui um serviço de suporte. Nos eventos transmitidos pela RI Prisma, por exemplo, sempre há uma equipe acompanhando e à disposição para sanar qualquer dúvida em tempo real. Este apoio oferecemos tanto presencialmente como de forma remota.
Conclusão
Realizar eventos online se tornou algo mais comum após o período de pandemia. Empresas de diversos segmentos tiveram que adotar esta prática para darem continuidade a seus negócios.
As melhores práticas para a realização de uma conferência online vão desde a organização pré-evento, definindo a dinâmica que se deseja ter, como o pós-evento, com agradecimento e materiais complementares.
A RI Prisma auxilia mais de 100 empresas a realizarem seus eventos online com toda a segurança. Empresas como Zamp, CVC, Banco Pan, TC, Banco Pine, São Martinho, Aeris, Clear Sale, Inova, Paranapaname, Allied, PDG, G2D, VBI, Amaggi e muitas outras contam com nossa tecnologia, experiência e atendimento.
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